Usługa 02
Faktury, zamówienia i skany zamieniane w gotowe dane — bez przepisywania z PDF-a do Excela.
„Ktoś u nas co miesiąc przepisuje faktury ręcznie do arkusza.”
Dla firm, które co miesiąc obrabiają dziesiątki lub setki dokumentów tego samego typu: faktury kosztowe, zamówienia od klientów, listy przewozowe, protokoły, umowy, zestawienia od dostawców. Jeśli ktoś w firmie ma w kalendarzu stały blok „wprowadzanie faktur”, to jest zadanie dla automatu.
Dokument trafia do systemu — z maila, ze skanera albo z folderu na dysku. Model odczytuje treść i wyciąga te pola, na których Ci zależy. Zestaw reguł sprawdza, czy dane trzymają się kupy: czy suma pozycji zgadza się z kwotą końcową, czy NIP istnieje, czy data nie jest z przyszłości. Dokumenty, które przeszły kontrolę, lądują od razu w docelowym miejscu. Wątpliwe trafiają na krótką listę do sprawdzenia przez człowieka.
Nie buduję systemów, które po cichu podejmują decyzje finansowe. Automat robi żmudną część — czytanie i przepisywanie. Zatwierdzenie wątpliwych przypadków zostaje po Twojej stronie, tyle że zamiast dwustu dokumentów oglądasz kilkanaście. Każda operacja jest zapisana w logu, więc zawsze wiadomo, skąd wzięła się dana liczba.
Typowe biuro, które przerabia 300 faktur miesięcznie, poświęca na to około 15 godzin. Po wdrożeniu zostaje 1–2 godziny na przejrzenie wyjątków. Reszta czasu wraca do zespołu.
Następny krok
Czterdzieści pięć minut rozmowy, konkretna lista możliwości i szacunek oszczędności. Bez prezentacji sprzedażowej i bez zobowiązań — jeśli nie zobaczę w tym sensu, powiem to wprost.